Używając tej strony internetowej zgadzasz się na używanie plików cookies zgodnie z opisem w naszej Polityce Prywatności

privote to zintegrowany system zdalnego głosowania dla dowolnego typu głosowań.
Odwiedź nas:
 

all you need to vote privately

Blog

Wiadomości, poradniki i nowości privote

Walne Zgromadzenie Wspólników

9 sposobów na efektywne walne zgromadzenie wspólników online

Ocena
(17)

Z tego wpisu dowiesz się jaka jest specyfika posiedzeń organów spółek przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Co zrobić aby zdalne posiedzenia organów spółek przebiegały bardziej efektywnie?
Jak zmotywować uczestników zgromadzenia wspólników online do koncentracji i zaangażowania?

Zdalne walne zgromadzenie wspólników to duże ułatwienie, które dopuszczają aktualne przepisy prawne  a umożliwiają dedykowane systemy do głosowania online.
Jednak paradoksalnie dzięki wygodzie użycia i wysokiej dostępności tego typu rozwiązań często zdarza się, że zgromadzenie wspólników online jest mniej efektywne od tych tradycyjnych (tzw. zasiadanych). Dlaczego tak się dzieje? Jak organizować zdalne posiedzenia organów spółek aby były efektywne?

Czym jest walne zgromadzenie wspólników?

Walne zgromadzenie wspólników jest organem zarządzającym spółką z ograniczoną odpowiedzialnością (w spółce akcyjnej nazywane jest walnym zgromadzeniem akcjonariuszy).

Co najmniej raz w roku obrotowym firmy odbywa się walne zgromadzenie wspólników, które zatwierdza sprawozdanie z zysków i strat oraz udziela tzw. absolutorium innym organom spółki (np. zarządowi).

Decyzje wspólników podejmowane są w formie uchwał na corocznym zgromadzeniu. Uchwała wspólników ma nadrzędną moc prawną nad działaniami spółki podejmowanymi przez inne organy. Wspólnicy mogą podejmować uchwały bez odbycia Walnego zgromadzenie wspólników jeśli zostaną one zatwierdzone przez wszystkich wspólników na piśmie lub w drodze pisemnego głosowania.

KSH określa obowiązkowy zakres spraw które powinny być podjęte podczas Walnego Zgromadzenie Wspólników:

  • rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków;
  • postanowienie w przedmiocie roszczeń wytoczonych przeciwko spółce o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki, sprawowaniu nadzoru i sprawowaniu nadzoru;
  • zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego (użytkowania, hipoteki itd.);
  • nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, chyba że umowa spółki stanowi inaczej;
  • zwrot dopłat;

Istnieją dwa rodzaje zgromadzeń wspólników: zwyczajne i nadzwyczajne. Zgromadzenie może zostać zwołane w dowolnym momencie, jeśli leży to w najlepszym interesie spółki lub jeśli 10% lub więcej akcjonariuszy zażąda jego zwołania.

Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w przypadkach określonych kodeksie spółek handlowych bądź w umowie spółki oraz w sytuacjach, gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1526 ze zm.).

„Epoka lodowcowa” czyli świat przed internetem

W „epoce lodowcowej” czyli w czasach kiedy szerokopasmowy internet i połączenia wideokonferencyjne nie były jeszcze dostępne, posiedzenia organów spółek połączone były z wysokim prestiżem i poprzedzone drobiazgowymi przygotowaniami.

Zgromadzenie wspólników online nie było jeszcze możliwe. Mając w perspektywie, często kilkugodzinną, podróż na miejsce obrad oraz papierową formę notatek i dokumentów, z należytą uwagą przygotowywaliśmy się do tego wydarzenia.
Brak jakichś dokumentów lub pełnomocnictw niósł ze sobą poważne konsekwencje, włącznie z tym, że posiedzenie mogło się nie odbyć z przyczyny braków formalnych.

Same zgromadzenia również miały bardzo sformalizowany charakter. Obowiązkowe wpisanie się na listę obecności, szczegółowa agenda oraz udzielanie głosu przez przewodniczącego to tylko niektóre z elementów wpływających na powagę tego wydarzenia.

To wszystko powodowało, że uczestnictwo w posiedzeniu było pewnego rodzaju prestiżem a sam przebieg obrad był zwykle uporządkowany, efektywny i sprawny.

Ale te czasy odeszły już do lamusa.

Technologia IT dała nam nowe narzędzia biznesowe

Zdalne walne zgromadzenie lub zdalne posiedzenie rady nadzorczej to coraz częstsza praktyka współczesnego sprawowania zarządu nad spółkami kapitałowymi.
Nowe technologie i coraz bardziej powszechny dostęp do szerokopamowego internetu stworzyły nowe możliwości w postaci posiedzeń zdalnych.

Wszystkie dokumenty mamy już nie tylko we własnym laptopie ale i w chmurze dzięki czemu mamy do nich dostęp z dowolnego urządzenia.
Dzięki systemom wideokonferencyjnym możemy też uczestniczyć w zdalnym zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu online nie ruszając się z kanapy własnego salonu.
Z kolei dedykowane systemy do głosowania online umożliwiają bezpieczne i ważne prawnie podejmowanie uchwał podczas posiedzeń zdalnych.

W ślad za rozwojem technologicznym poszły również rozwiązania prawne umożliwiające obradowanie przy użyciu śrdoków komunikacji elektronicznej.

Ten trend obrazuje dynamiczny wzrost liczby użytkowników korzystających z narzędzi wideokonferencyjnych (wykres po prawej na przykładzie oprogramowania MS Teams).

Co się zmieniło w charakterze posiedzeń organów spółek?

Postęp technologiczny dał nam duże możliwości, udogodnienia, oszczędność czasu i kosztów. Jednak ta duża dostępność i zwięszająca się powszechność zdalnych posiedzeń bardzo często powoduje traktowanie ich w sposób mniej formalny.

Specyfiką zgromadzeń online jest zwiększone ryzyko tzw. „rozpraszaczy”, które zmniejszają naszą koncentracje i stopień zaangażowania w przebieg obrad.

Zdarzają się skrajne sytuacje, gdy niektórzy uczestnicy wyłączają kamerę a dzięki zestawom bluetooth mogą oddalić się od komputera i w trakcie np. zdalnego posiedzenia zarządu idą  przygotować kawę albo podlać kwiatki w drugim pokoju.

Oczywiście zgromadzenie wspólników online ma bardziej formalny charakter od przeciętnych spotkań zdalnych. Jednak w jakimś stopniu zjawisko zmniejszającego się zaangażowania uczestników  występuje również na zdalnych posiedzeniach organów spółek, szczególnie jeśli trwają one dłużej niż godzinę lub dwie albo uczestniczy w nich duża liczba osób.

Jak sobie radzić z obniżonym zaangażowaniem podczas posiedzeń zdalnych?

Co zrobić aby zdalne posiedzenia organów spółek przebiegały bardziej efektywnie?
Jak zmotywować uczestników posiedzeń online do koncentracji i zaangażowania?

Jest na to kilka prostych sposobów.

1

Zaplanuj posiedzenie z odpowiednim wyprzedzeniem i określ godzinę zakończenia.

Określ nie tylko godzinę rozpoczęcia ale również zakończenia posiedzenia. Spowoduje to, że obradującym łatwiej będzie zaplanować inne aktywności na dany dzień a jednocześnie zwiększy motywację do zakończenia posiedzenia zdalnego o czasie
2

Dobrze przygotuj materiały na posiedzenie

Agendę, projekty uchwał i inne dokumenty przekaż z wyprzedzeniem i poproś o uwagi. W ten sposób przeniesiesz część dyskusji na czas przed posiedzeniem. Nie tylko skróci to czas zdalnego zgromadzenia wspólników ale również przyspieszy proces głosowania uchwał.
3

Częściej ale krócej

Krótsze posiedzenia mniej męczą, łatwiej utrzymać koncentrację i zmuszają do intensywniejszego uczestnictwa. Jeśli posiedzenie musi trwać długo, bo zaplanowano wiele spraw, rób przerwy.
4

Wybierz i przetestuj system do głosowania online

Jeśli pierwszy raz używasz aplikacji do głosowania i nie wiesz jak głosować przez internet, zorganizuj uczestnikom połączenie i głosowanie testowe. W ten sposób unikniesz potencjalnych problemów technicznych lub związanych z obsługą aplikacji do głosowania online.

Darmowa konsultacja

Poproś o konsultację i wersje demonstracyjną. Sprawdź jak działa profesjonalny system do głosowania dedykowany dla zdalnych zgromadzeń wspólników i rad nadzorczych.

5

Prowadź posiedzenie zgodnie z agendą

Wszelkie dodatkowe kwestie przesuwaj do dyskusji na koniec posiedzenia. W naturalny sposób będzie to porządkować obrady a ważne sprawy zostaną omówione na początku.
6

Poproś aby wszyscy uczestnicy mieli udostępnione kamery.

To motywuje do uwagi i niweluje uleganie „rozpraszaczom”. Jeśli w zdalnym posiedzeniu rady nadzorczej bierze udział wielu uczestników to włączenie kamer przez wszystkich może być uciążliwe albo niemożliwe ze względów technicznych. W takiej sytuacji przyjmij zasadę, że każdy kto zabiera głos włącza na ten czas kamerę.
7

Nie wszyscy na raz – udzielaj głosu

Jeśli Rada Nadzorcza liczy wielu przedstawicieli, to przyjmij zasadę udzielania głosu. Korzystaj z takich funkcji systemu do posiedzeń zdalnych, jak wirtualne podniesienie ręki lub zgłoszenie chęci wypowiedzi poprzez czat. Przy dużej liczbie uczestników takie podejście bardzo porządkuje posiedzenie a wypowiedzi stają się bardziej zrozumiałe dla pozostałych uczestników.
8

Angażuj obradujących w działania

Zachęć do wypowiedzi na określone tematy lub wykorzystaj interaktywne możliwości wideokonferencyjnego systemu do posiedzeń zdalnych. Możesz poprosić o prezentacje dokumentów poprzez udostępnienie widoku swojego komputera lub aktywną nad nimi pracę przy użyciu współdzielonej interaktywnej tablicy
9

Nagrywaj posiedzenia.

To dobra dokumentacja przebiegu obrad, która może być wykorzystana do przygotowania protokołu. Świadomość nagrywania przebiegu posiedzenia zdalnego mobilizuje uczestników do bardziej formalnych zachowań.

O czym jeszcze pamiętać?

Należy pamiętać, że walne zgromadzenie online, to pomimo innego charakteru wynikającego z użycia środków bezpośredniej komunikacji elektronicznej, nadal ważna i obowiązkowa forma zarządzania sprawami spółki.

Zdalna forma posiedzenia w niczym nie zmienia pozostałych, wynikających z kodeksu spółek handlowych, wymogów prawnych i formalnych. Należy minimalizować ryzyko niepowodzenia organizacji posiedzeń w formie zdalnej zarówno poprzez odpowiednie procedury organizacyjne, ale również poprzez właściwy wybór systemu do głosowania i przeprowadzenia posiedzenia online.

Nie tylko sama funkcjonalność aplikacji do głosowania ma znaczenie. Ważnym czynnikiem jest również zakres wsparcia i odpowiedzialności za wyniki głosowań oferowane przez dostawcę aplikacji do głosowania.

Te elementy mają wpływ nie tylko na sprawny przebieg posiedzenia, ale również będą stanowić naszą „tarczę” w sytuacji gdyby któryś z niezadowolonych z rozstrzygnięć wspólników zaskarżył podjęte uchwały wykorzystując fakt niewiarygodnego systemu do głosowania.

Szybka wycena

Nie zwlekaj i poproś o ofertę przeprowadzenia posiedzenia i głosowania online dla Twojej firmy!

Zródła:

1. Statystyki Microsoft Teams
2. vouchercloud.com - na podstawie ankiet 2 tys. pracowników biurowych w Wielkiej Brytanii

Najczęściej zadawane pytania.

Czy zdalne posiedzenia są mniej efektywne od tych tradycyjnych?
Często tak bywa, że zdalne posiedzenie rady nadzorczej lub walne zgromadzenie online są mnie efektywne. Zależy to od przyjętych zasad związanych z organizacją i przebiegiem posiedzenia zdalnego oraz od funkcji, które udostępnia aplikacja do głosowań online.

Powiązane wpisy

Uniwersalny system umożliwiający głosowanie online i hybrydowe. Wiarygodny proces głosowań i certyfikowane wyniki z ważnością prawną.

ThirdParty Logo

Adres