Zaktualizowano treść artykułu i dodano sekcję najczęściej zadawanych pytań.
Nowe przepisy (z 2020 roku) dopuszczają, aby zgromadzenia wspólników, walne zgromadzenia akcjonariuszy oraz prace zarządów i rad nadzorczych odbywały się bez konieczności fizycznego spotykania się. Ustawodawca dopuszcza aby przeprowadzić głosowanie przez internet oraz tajne głosowanie online.
Gwarantem głosowania tajnego nie może być notariusz.
Gwarantem głosowania tajnego nie może być notariusz, ponieważ posiadając informacje o sposobie głosowania określonej osoby, nie mógłby ich ujawnić ze względu na obowiązek zachowania tajemnicy, o którym mowa w art. 18 par. 1 Prawa o notariacie. Konieczne jest również spełnienie pozostałych wymogów prawnych związanych z głosowaniami zdalnymi.Jak zatem przeprowadzić tajne głosowanie online?
Elektroniczne głosowania mają walor tajności wtedy, gdy żadna z głosujących osób nie będzie wiedziała, jak głosowała inna. Zalecane jest skorzystanie z tzw. zaufanej strony trzeciej – odbiorcy głosów. Zwykle konieczna jest odpowiednia aplikacja do głosowania tajnego. Niekiedy stosuje się ręczne kodowanie (szyfrowanie) numerów uchwał i odpowiedzi przez przewodniczącego. W zakodowanej formie przekazuje się głos każdego uczestnika w celu obliczenia końcowego wyniku głosowania, przez odbiorcę głosów. Np. uchwałę o numerze 1 oznacza się jako "#", o numerze "2" np. "&" itp. Natomiast głos za jako np. "r", a przeciw jako "5" (inaczej dla każdego głosowania). Odbiorca głosów nie wie więc, jak głosowali poszczególni uczestnicy, a jego zadaniem jest wyłącznie obliczenie wyników głosowań w zakodowanej formie. Następnie przewodniczący posiedzenia dekoduje je według sobie znanego klucza i ogłasza wyniki.Rozwiązanie z ręcznym kodowaniem ma jednak kilka wad:
Jak podmioty gospodarcze radzą sobie z głosowaniami zdalnymi?
Większość firm po prostu nie organizuje posiedzeń zdalnych, a w szczególności nie wie jak przeprowadzić tajne głosowanie online. Niestety, generuje to koszty fizycznej obecności głosujących przy ich rozsianiu geograficznym, a niekiedy przeprowadzenie głosowania jest niemożliwe ze względu na ograniczenia pandemiczne.Wiele podmiotów jako systemu głosowania online używa rozwiązań, które nie spełniają wymogów określonych w ustawach, narażając się równocześnie na ryzyko zaskarżania podjętych uchwał.
Często używa się:
- istniejących rozwiązań do prowadzenia ankiet
- formularzy tworzonych w popularnych narzędziach wideokonferencyjnych
- nie w pełni dostosowanych rozwiązań różnych dostawców, zwykle przekształconych z systemów do głosowań w jednostkach samorządowych
| Opis zagrożenia | Rozwiązanie w systemie privote |
| Integralność | |
| Zwykle system wideokonferencyjny i aplikacja do głosowania online - to dwa niezintegrowane systemy. Powoduje to brak wiarygodności np. identyfikacji wideo głosującego, ponieważ nie ma pewności czy osoba widziana w transmisji obrazu to ta sama osoba która oddała głos. Z tego samego powodu wątpliwości budzi prawidłowość obliczania wymaganego kworum. Suma oddanych głosów nie może stanowić podstawy do określenia kworum. Głosujący ma prawo być obecny i nie oddać głosu. | System wideokonferencyjny i system głosowania online są w pełni zintegrowane. Tak naprawdę, to system komunikacji wideo został rozbudowany o funkcje głosowań. Jeden login i całkowita spójność obrazu wideo, głosu, nagrania i samych głosowań. W momencie rozpoczęcia głosowania sprawdzane jest kworum i tworzona lista obecności (dla tego głosowania). |
| Bezpieczeństwo | |
| Nawet wiodące polskie rozwiązania wysyłają hasła do użytkowników, w jawnej formie, niezaszyfrowanymi e-mailami, a dostęp do transmisji wideo chroniony jest jedynie poprzez wspólny dla wszystkich link i kod PIN. Stwarza to ryzyko nie tylko nieuprawnionego dostępu do posiedzenia, ale również oddania głosu przez osobę nieuprawnioną. | Użytkownik systemu privote otrzymuje link z zaproszeniem do rejestracji. Samodzielnie definiuje swoje hasło i akceptuje wszystkie wymagane prawem dokumenty (polityka przetwarzania danych osobowych, potwierdzenie wyłączności dostępu do adresu e-mail i nr telefonu, oraz o ile prowadzący głosowanie sobie tego życzy, dokument stworzony przez podmiot przeprowadzający głosowanie – np. regulamin głosowań). Połączenie jest szyfrowane certyfikatem SSL, a użyte najnowsze rozwiązania techniczne (m.in. HTML5 oraz WebRTC) gwarantują bezpieczeństwo i poufność przekazywanych danych. |
| Spójność i niezmienność danych | |
| Formularze do głosowań tworzone w jednym z popularnych programów wideokonferencyjnych nie dają żadnej gwarancji wiarygodności i poprawności. Można je w dowolnej chwili zmodyfikować i nikt nie daje gwarancji kompletnego przetestowania systemu głosowania online. Niektórzy z dostawców wręcz chwalą się możliwością zmiany załączonych do posiedzenia dokumentów w dowolnej chwili, a nawet możliwością zmiany parametrów głosowania już po jego rozpoczęciu bądź zakończeniu! | privote.net sp. z o.o. jest w całości odpowiedzialna za poprawność wyników głosowania co (na życzenie) potwierdza swoją kwalifikowaną pieczęcią cyfrową. Modyfikacja parametrów posiedzenia i głosowań jest blokowana z momentem jego rozpoczęcia. Możliwe jest jedynie dodanie nowych głosowań w sytuacji, gdy w trakcie posiedzenia wpłyną dodatkowe wnioski lub będzie konieczność przeprowadzenia reasumpcji głosowania. |
| Funkcjonalność dla złożonych głosowań | |
| Często brakuje możliwości definiowania bardziej złożonych głosowań. Np. większość kwalifikowana 2/3 przy kworum 3/4 z wyłączeniem określonych głosujących (np. przy głosowaniach w sprawach absolutorium dla Zarządu). | Nasza aplikacja do głosowania online jest przygotowana do przeprowadzenia wszystkich rodzajów głosowań (jawne, tajne, większość zwykła, bezwzględna, kwalifikowana, kworum i wyłączenia od głosowania). |
| Weryfikowalność głosowań tajnych przez głosującego | |
| Nie jest to wymóg ustawowy, ale taka funkcjonalność zwiększa komfort i zaufanie głosujących dając pewność właściwego zakwalifikowania tajnego głosu. | privote to jedyne europejskie rozwiązanie dające możliwość weryfikacji przez głosującego jego tajnego głosu bez naruszania tajności samego głosowania. Umożliwia to nasza autorska technologia Smart Vote ID - w trakcie procedury ochrony patentowej. |
Wybór rozwiązania używanego do głosowań zdalnych jest istotny nie tylko ze względu na sprawność i tempo przeprowadzenia posiedzenia. Należy również wziąć pod uwagę ryzyko zaskarżania uchwał do sądu przez niezadowolonych z rozstrzygnięcia wspólników.
Źle dobrana aplikacja do głosowania tajnego i wadliwie przeprowadzone n.p. zdalne walne zgromadzenie wspólników lub dowolne posiedzenie zdalne (zarządu, rady nadzorczej itp) niepotrzebnie daje pretekst do sporów o ważność uchwał.
Głosowanie tajne można już w tej chwili zorganizować przy użyciu usług odpowiedniego dostawcy, który określi jak przeprowadzić tajne głosowanie online w sposób bezpieczny. Procedury organizacyjne związane z weryfikacją głosująych oraz odpowiednio zaprojektowana aplikacja do głosowania tajnego zapewnią bezpieczeństwo i ważność prawną takich głosowań. Zachęcamy aby wybierając system głosowania online zwrócić uwagę na aspekty wymienione w powyższej tabeli.
Polecamy aplikację do głosowania online privote jako w pełni spełniającą wymogi nowoczesnego i bezpiecznego narzędzia do organizacji posiedzeń zdalnych dla spółek kapitałowych.
Skoro jest tak dobrze, to dlaczego jest tak źle? Jak głosować zdalnie ?
Często w prasie lub telewizji pojawiają się doniesienia, że jakaś organizacja (np. partia polityczna) lub firma nie może przyjąć jakichś uchwał, bo dotyczą one spraw osobowych i nie jest możliwe tajne głosowanie online. Takie doniesienia wydają się dziwne, ponieważ są już odpowiednie regulacje prawne zezwalające na tego typu głosowania. Dostępne są również rozwiązania techniczne i aplikacje do głosowania tajnego.
W czym więc jest problem?Wydaje się, że problem wynika z niechęci do tego typu głosowań i pewnego oporu mentalnego oraz braku zaufania, które jest istotne właśnie w wypadku głosowania tajnego w trybie zdalnym.
Łatwiej zrozumieć ten mechanizm gdy przyjrzymy się poniższej infografice.
Jak widać, różnica pomiędzy tradycyjnym głosowaniem tajnym a tajnym głosowaniem online jest ogromna. Są spore dysproporcje w możliwości kontrolowania jego prawidłowego przebiegu.
W wersji tradycyjnej, głosujący widzą wszystkie etapy i mogą się upewnić o prawidłowości całego procesu.
W wersji online używają aplikacji do głosowania tajnego i muszą zaufać, że cały proces przebiegł prawidłowo a wyniki są prawdziwe.
Współczesna kryptografia od dawna umożliwia takie przekazanie informacji aby zapewnić jej tajność Możliwe jest też sprawdzenie czy głos został zakwalifikowany do prawidłowej puli.
Problem polega na tym, że mechanizmy i algorytmy umożliwiające tajne głosowanie online rozumie tylko garstka inżynierów, kryptologów i matematyków.
Na nic więc nie zda się kryptologia, sztuczna inteligencja i technologie block chain stosowane w aplikacji do głosowania online jeśli nie jest to przekonujące dla przeciętnego odbiorcy, który będzie w stanie samodzielnie kontrolować prawidłowość oddania głosu tak jak to jest w wypadku głosowania tradycyjnego.
Ta ułomność technologii online powoduje opór mentalny i brak zaufania głosujących do systemów umożliwiających głosowanie zdalne.
Wielu menadżerów firm po prostu nie wie jak przeprowadzić tajne głosowanie online w bezpieczny i wiarygodny sposób. Aplikacje do głosowania tajnego umożliwiające głosowanie przez internet, to nowość na rynku narzędzi dla podmiotów prawa handlowego i brakuje wiarygodnych ocen i opinii.
Czy możliwe jest rozwiązanie problemu weryfikacji oddanego głosu w wypadku tajnego głosowania on line?
Funkcjonuje dosyć powszechne przekonanie, że nie istnieje technologia, która zapewni jednocześnie tajność, weryfikowalność i prostotę zrozumiałą przez przeciętnego głosującego. Wydaje się ono prawdziwe w wypadku wyborów powszechnych. Tutaj skala głosowania jest olbrzymia a ryzyko potencjalnych nadużyć znaczące. Nawet zabezpieczenie głosów kodem sms możliwe jest do dosyć łatwego obejścia.
Jeśli rozwiążmy już wszystkie problemy techniczne i zapewnimy tajność i weryfikowalność, to na samym końcu pozostaną zwykłe ludzkie działania polegające na przykład na tym, że dostęp do głosowania przekazuje się osobie nieuprawnionej.
Media niedawno donosiły o takich przypadkach w Sejmie i Senacie.
Zwróćmy uwagę, że tradycyjna forma wyborów obwarowana jest wieloma zabezpieczeniami takimi jak nagrywanie głosowań, komisja wyborcza, mężowie zaufania, zewnętrzni niezależni obserwatorzy itp. Nawet transmisja poprzez internet gotowych protokołów z głosowań stwarza ryzyko manipulacji. Jednak w wypadku posiedzeń i głosowań zdalnych w podmiotach prawa handlowego, organizacjach społecznych, politycznych czy samorządowych rozwiązanie problemu weryfikacji tajnego głosu oddanego przy użyciu środków komunikacji elektronicznej jest możliwe.
Takim rozwiązaniem jest SVID (ang. Smart Vote ID), autorska technologia privote ( w trakcie procedury ochrony patentowej).
Umożliwia ona prostą, zrozumiałą dla przeciętnego użytkownika i wiarygodną weryfikację tajnego głosu online bez naruszania tajności samego głosowania.
Dodatkowym elementem umożliwiającym zniwelowanie braku zaufania głosujących do systemów głosowań online jest zasadnicza różnica w definicji prawnej tajności tych głosowań.
W wypadku podmiotów prawa handlowego głosowanie tajne oznacza tajność wyłącznie dla uczestników głosowania . Inaczej mówiąc dopuszczalne jest zarządzanie głosowaniem przez podmiot zewnętrzny czyli tzw. zaufaną stronę trzecią lub odbiorcę głosowania.
Taką funkcję spełnia właśnie privote.net sp. z o.o.
Wiele podmiotów i organizacji lekceważy ten wymóg zlecając przygotowanie głosowań online swoim działom informatycznym z wykorzystaniem darmowych lub nie przystosowanych do tego narzędzi.
Systemy te zwykle nie są w żaden formalny sposób testowane i weryfikowane a fakt ich przygotowania przez pracownika firmy narusza zasadę niezależnego odbiorcy głosów.
Przy decyzji o posiedzeniu i głosowaniu online warto też wziąć pod uwagę inne aspekty. Jednym z istotniejszych jest możliwość znaczących oszczędności związanych z koszami przygotowania tradycyjnego posiedzenia (koszty podróży, pobytu, rozliczenia delegacji itp.)
Nie zwlekaj i poproś o wycenę przeprowadzenia głosowania dla Twojej firmy!
