Zaktualizowano i znacznie rozbudowano treść artykułu oraz dodano sekcję najczęściej zadawanych pytań.
Zgromadzenie wspólników oraz walne zgromadzenie akcjonariuszy w trybie zdalnym
Zdalne posiedzenie rady nadzorczej
Zdalne posiedzenie zarządu
Czy ustawodawca precyzuje wymogi techniczne związane z organizacją posiedzeń zdalnych?
Tajność głosowań
Kwestia kworum
Potwierdzenie poprawności oddanego głosu
Najczęściej zadawane pytania.
Do przeczytania w 10 minut.
Z tego wpisu dowiesz się jakie są wymagania prawne przy organizacji zdalnych zgromadzeń organów spółek kapitałowych. Omówiono również podstawowe aspekty techniczne wynikające z tych regulacji.
Nowe regulacje
Rozporządzenia związane z Tarczą antykryzysową (Dz.U. poz. 374 ze zm.) a w szczególności art. 27 Ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 wprowadził zasadę umożliwiającą każdej spółce kapitałowej obradowanie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość.
Generalnie, kodeks spółek hanadlowych uległ aktualizacji w dwóch grupach zapisów:
- art. 208 § 5 [1] – 5 [3] – dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- art. 371 § 3 [1] – 3 [3] – dla spółki akcyjnej.
Po zmianach przepisów zarówno w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i spółkach akcyjnych posiedzenie zarządu, rady nadzorczej lub zgromadzenie akcjonariuszy i podejmowanie uchwał jest już możliwe przy wykorzystaniu środków komunnikacji elektronicznej bez konieczności zmian w umowie lub statucie.
W dużym skrócie, można powiedzieć, że ustawodawca odwraca poprzednie wymagania i dopuszcza udział członków organów spółek lub akcjonariuszy w zgromadzeniu przy wykorzystaniu bezpośredniej komunikacji elektronicznej o ile umowa spółki wprost nie zakazuje takiej formy zgromadzenia. Dopiero w sytuacji gdy umowa spółki zakazuje posiedzeń online konieczna jest jej zmiana. Taka modyfikacja prawa spółek jest znaczącym ułatwieniem prawnym w kierunku walnych zgromadzeń online.
Ustawodawca dopuszcza udział członków organów spółek lub akcjonariuszy w zgromadzeniu online o ile umowa spółki wprost nie zakazuje takiej formy zgromadzenia
Zgromadzenie wspólników oraz walne zgromadzenie akcjonariuszy w trybie zdalnym (WZA).
Regulacje związane z udziałem w zgromadzeniu wspólników online.
§ 1.
Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
§ 2.
Udział w zgromadzeniu wspólników, o którym mowa w § 1, obejmuje w szczególności:
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
§ 3.
Rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, określą w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
§ 3.
W przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.
Regulacje związane z walnym zgromadzeniem online
§ 1.
Udział w walnym zgromadzeniu można wziąć również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że statut spółki stanowi inaczej.
O udziale w walnym zgromadzeniu w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
§ 2.
Udział w walnym zgromadzeniu, o którym mowa w § 1 obejmuje w szczególności:
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad walnego zgromadzenia, i
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia.
§ 3.
Rada nadzorcza określi w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
§ 4.
Spółka publiczna zapewnia transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym. Nie narusza to obowiązków informacyjnych określonych w przepisach o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.
§ 5.
W przypadku wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej spółka niezwłocznie przesyła akcjonariuszowi elektroniczne potwierdzenie otrzymania głosu.
§ 6.
Na wniosek akcjonariusza, złożony nie później niż po upływie trzech miesięcy od dnia walnego zgromadzenia, spółka przesyła akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony, chyba że takie potwierdzenie zostało przekazane akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wcześniej.
§ 7.
W przypadku gdy potwierdzenie, o którym mowa w § 6, otrzyma pośrednik, o którym mowa w art. 68i ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. z 2020 r. poz. 89, 284 i 288) lub podmiot, o którym mowa w art. 68i ust. 2 tej ustawy, niezwłocznie przekazuje on potwierdzenie akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi.
Przepis art. 68k ust. 6 tej ustawy stosuje się odpowiednio.
W skrócie ...
- udział w zgromadzeniu wspólników online lub zdalnym walnym zgromadzeniu możliwy o ile umowa spółki nie zakazuje takiej formy zgromadzenia
- system użyty do zgromadzenia online musi umożliwiać swobodną dwustronną komunikację wszystkich uczestników
- Rada Nadzorcza lub wspólnicy mają obowiązek uchwalenia regulaminu określającego zasady udziału wspólników
- przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia
- obowiązek zawiadomienia uczestników posiedzenia online o sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu (często sprowadza się to do przygotowania instrukcji udziału w posiedzeniu i głosowań wraz ze szczegółowym sposobem używania wybranych rozwiązań technicznych)
- w wypadku spółki publicznej obowiązek transmisji obrad
- obowiązek niezwłocznego przesłania akcjonariuszowi elektronicznego potwierdzenia otrzymania głosu
Zdalne posiedzenie rady nadzorczej
Regulacje związane z udziałem w zgromadzeniu wspólników online.
§ 1 (1).
W posiedzeniu rady nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
§ 3.
Członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.
§ 4.
Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały.
Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie określonym w zdaniu pierwszym.”,
§ 5
uchyla się § 5
§ 1 (1).
W posiedzeniu rady nadzorczej można uczestniczyć również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej; przepis art. 4065 § 3 stosuje się odpowiednio.
§ 2.
Członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, chyba że statut spółki stanowi inaczej.
Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.
§ 3.
Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej.
Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały.
Statut spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie określonym w zdaniu pierwszym.
§ 4.
uchyla się § 4
W skrócie ...
- udział w posiedzeniu Rady Nadzorczej online możliwy o ile umowa spółki nie zakazuje takiej formy zgromadzenia
- uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały.
Poproś o konsultację i dowiedz się w jaki sposób zorganizować ważne prawnie posiedzenie online dla organów spółek kapitałowych.
Zdalne posiedzenie zarządu
Możliwośc posiedzeń zarządu i obradowania online regulują poniższe artykuły kodeksu spółek handlowych:
Regulacje związane z udziałem w zgromadzeniu wspólników online.
§ 5 (1).
W posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
§ 5 (2).
Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
§ 5 (3).
Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
§ 3 (1).
W posiedzeniu zarządu można uczestniczyć również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej; przepis art. 4065 § 3 stosuje się odpowiednio.
§ 3 (2).
Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej.
§ 3 (3).
Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że statut spółki stanowi inaczej.”;
Przy zdalnym posiedzeniu zarządu obowiązują identyczne zasady podejmowania uchwał, jak przy tradycyjnym posiedzeniu. Należy pamiętać, że uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Uchwały zarządu przeprowadzone poprzez głosowania online zapadają bezwzględną większością głosów (art. 208 § 5 K.s.h.). o ile umowa spółki nie stanowi inaczej (art. 208 § 1 K.s.h.).
Czy ustawodawca precyzuje wymogi techniczne związane z organizacją posiedzeń zdalnych?
Nowe przepisy nie określają, jakie konkretne środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość można zastosować organizując zdalne posiedzenie rady nadzorczej lub zarządu, a w szczególności jak system do głosowania wybrać prowadząc posiedzenie i głosowania online.
Znowelizowane przepisy ksh w tym zakresie zawierają następujące zapisy:
- system musi zapewniać dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia. (art. 234 (1) §2, art. 406 (5) §2 ksh)
- proces weryfikacji uprawnień uczestnika posiedzenia oraz sama obsługa systemu muszą być stosunkowo proste w użyciu, ponieważ regulamin posiedzenia online nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej (art. 406 (5) §3 ksh)
- w wypadku spółki publicznej system musi zapewniać transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym (art. 406 (5) §4 ksh)
- zatosowane rozwiązanie techniczne powinno umożliwiać niezwłoczne przesłanie akcjonariuszowi elektronicznego potwierdzenie otrzymania głosu. (art. 406 (5) § 5 ksh)
- system musi mieć możliwość wygenerowania potwierdzenia, że głos oddany podczas głosowania online został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony (na wniosek akcjonariusza) (art. 406 (5) §6 ksh)
nie wynika to z wymogów ustawowych ale oczywistym wymaganiem jest odpowiednia funkcjonalność systemu w zakresie głosowań online. System powinien umożliwiać głosowanie wszystkich uchwał, które mogą wystąpić w spółkach kapitałowych, a więc głosowania jawne, tajne, z większością zwykłą, bezwzględną i kwalifikowaną, określenie kworum i wyłączeń od głosowania
Wyłączenia od głosowań to przykład jednej z zaawansowanych funkcji, którą powinien posiadać profesjonalny system głosowań online.
Przy wyborze rozwiązania technicznego warto sprawdzić czy umożliwia ono przeprowadzenie występujących w spółkach kapitałowych rodzajów głosowań.
Trudno oczekiwać od Ustawodawcy aby szczegółowo opisał wymogi techniczne, szczególnie biorąc pod uwagę jak szybko zmienia się technologia informatyczna dostępna na rynku.
Taka sytuacja stawia w trudnym położeniu menadżerów odpowiedzialnych za organizację posiedzeń zdalnych.
Taki zarzut mógłby powstać np. w wypadku wniesienia pozwów sądowych przez niezadowolonych z rozstrzygnięć wspólników podnoszących argument braku wiarygodności użytego systemu głosowań.
Niewłaściwy wybór systemu do głosowań online naraża zarząd spółki na ryzyko zarzutów braku staranności w zarządzaniu sprawami spółki i straty finansowe.
Tajność głosowań
Przepisy ksh związane z udziałem w zdalnym zgromadzeniu wspólników nie regulują kwestii związanych z tajnością głosowania.
Można więc przyjąć, że nie zostaje uchylony ustawowy wymóg tajności wynikający z art. 247 § 2 zd. 1 i art. 420 § 2 zd. 1 k.s.h. oraz prawo żądania przeprowadzenia tajnego głosowania zgodnie z art. 247 § 2 zd. 2 i art. 420 § 2 zd. 2 k.s.h.
Aplikacja do głosowania privote umożliwia weryfikację tajnego głosu przez głosującego bez naruszenia tajności samego głosowania.
Oznacza to, że organizator posiedzenia zdalnego ma obowiązek zapewnienia biorącym udział w głosowaniu środków technicznych umożliwiających zachowanie tajności głosowania.
Należy posłużyć się systemem, który oprócz weryfikacji głosujących umożliwia szyfrowanie oddanych głosów oraz wyklucza możliwość wielokrotnego głosowania w tej samej sprawie.
Kwestia kworum
Obowiązek ustalenia kworum wynika z przepisów k.s.h. i polega na sprawdzeniu czy osoby biorące udział z w zgromadzeniu są do tego udziału uprawnione i czy liczba głosów umożliwia skuteczne podjęcie uchwał.
Przyjmuje się, że do utraty kworum może dojść w sytuacji wyrejestrowania się uprawnionego uczestnika posiedzenia.
Analogicznie przedstawia się sytuacja w wypadku posiedzeń zdalnych, kiedy bardzo często nie wiadomo czy akcjonariusz, który się zarejestrował, rzeczywiście siedzi przed komputerem. W tym wypadku przyjmuje się, że uczestnik zgromadzenia jest obecny dopóki nie wyrejestruje się (wyloguje) z systemu.
Odrębną kwestią są potencjalne problemy z łączem internetowym lub sprzętem komputerowym i zerwanie łączności.
Innymy słowy, kwestia obecności uprawnionych do głosowania na posiedzeniach online różni się zasadniczo od sytuacji przy posiedzeniach tradycyjnych.
Liczba głosujących i udziałów wymaganych do osiągnięcia kworum może zmieniać się w sposób bardzo dynamiczny i , szczególnie przy dużej liczbie głosujących, trudno dostrzegalny dla prowadzącego posiedzenie.
Dlatego istotne jest monitorowanie kworum w sposób ciągły.
Profesjonale systemy obsługujące zgromadzenia zdalne weryfikują kworum przed rozpoczęciem każdego głosowania oraz monitorują jakość połączenia z głosującymi.
Potwierdzenie poprawności oddanego głosu
To wymóg który Ustawodawca nałożył na systemy obsługi obrad organów spółek.
W regulacjach użyto określenia "bezpośredniego" , dwukierunkowego porozumiewania się na odległość w czasie rzeczywistym. Wydaje się więc zasadne, że można wykorzystać system głosowania online bazujący na rozwiązaniach umożliwiających wideokonferencję ze zintegrowaną funkcjonalnością głosowania online (w tym tajnego).
Jednak nie każdy system wideokonferencyjny jest kompletnym narzędziem do prowadzenia posiedzeń zdalnych.
Często używa się rozwiązań opartych na internetowych ankietach lub formularzach. Tego typu rozwiązania nie spełniają wymogów, które nakłada k.s.h.
Oprócz kwestii weryfikacji, tajności i kworum dochodzi problem z tym kto ma potwierdzić poprawność oddanego głosu. Informatyk firmowy, który przygotował formularz ? A może dostawca globalnego rozwiązania wideokonferencyjnego ?
